Trimclub Antilope

Bestuur

Sinds 3 januari 2015 is Trimclub Antilope officieel een vereniging. De Algemene Ledenvergadering heeft op deze dag het Huishoudelijk Reglement goedgekeurd en het bestuur benoemd.

Bestuur:

Voorzitter Elise Kocks

Secretaris Mirjam van Daalen

Penningmeester Christine van der Knaap

Huishoudelijk reglement

Als vereniging 'Trimclub Antilope' hebben we afspraken over allerlei zaken vastgelegd in onderstaand Huishoudelijk Reglement dat op 3 januari 2015 door de leden geaccordeerd is.

Artikel 1. Naam en plaats

Trimclub Antilope is op 30 september 1989 ontstaan vanuit een initiatief van Richard Ouwens. Vanaf 3 januari 2015 zet de trimclub als ‘informele vereniging’ haar activiteiten voor onbepaalde tijd voort in Ridderkerk. De naam Trimclub Antilope blijft daarbij ongewijzigd.

De vereniging is per 3 januari 2015 ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel in Rotterdam onder nummer 62077694.

Artikel 2. Doel

Bij Trimclub Antilope staan de begrippen ‘samen, actief, bewegen en plezier’ centraal. De leden stimuleren elkaar om de hardloop- of wandelsport te beoefenen. Recreatief en prestatiegericht sporten gaan daarbij hand in hand. De hardlooptraining wordt door een trainer begeleid.
De trimclub heeft geen winstoogmerk.

Trimclub Antilope organiseert de volgende activiteiten om haar doel te behalen:

• 3 x per week een looptraining onder leiding van een ervaren trainer
• 1 x per week een wandelactiviteit
• incidentele evenementen en activiteiten, die bedoeld zijn voor leden van Trimclub Antilope

Artikel 3. Leden

Trimclub Antilope staat open voor leden vanaf 18 jaar; dus ‘jong of minder jong’.  
Van alle leden wordt verwacht dat zij zich conformeren aan het huishoudelijk reglement en dit naleven. De leden gaan als vanzelfsprekend respectvol met elkaar om en spreken elkaar aan op gedrag dat onacceptabel geacht wordt.

Door de algemene ledenvergadering kan een lid als erelid of lid van verdienste benoemd worden. Deze leden zijn geen contributie verschuldigd. Als erelid is benoemd: de heer Leen Kooiman.

Artikel 4. Lidmaatschap

Ingang lidmaatschap
Inschrijving vindt schriftelijk of via e-mail plaats door middel van het aanmeldingsformulier. Aspirant leden krijgen de mogelijkheid om -desgewenst- gedurende 2 weken vrijblijvend deel te nemen aan de activiteiten alvorens zich in te schrijven als lid.

Einde lidmaatschap
Het lidmaatschap wordt aangegaan voor minimaal 1 jaar. Na dit jaar is het lidmaatschap maandelijks opzegbaar.
Het lidmaatschap kan op de volgende manieren eindigen:

• door opzegging door het lid; dit is alleen mogelijk door middel van een bericht -schriftelijk of via e-mail- aan de ledenadministratie van de vereniging.
• door overlijden
• door opzegging door de vereniging; het bestuur bepaalt in dit geval dat het betreffende lid – na herhaaldelijke aanmaning- niet aan zijn/haar geldelijke verplichtingen voldoet of handelt in strijd met het huishoudelijk reglement of anderszins de vereniging op een onredelijke manier benadeelt.

Artikel 5. Contributie

Elk lid - met uitzondering van benoemde ereleden en leden van verdienste - is verplicht een jaarlijkse contributie te betalen voor het deelnemen aan activiteiten van Trimclub Antilope.

De contributie voor het lidmaatschap van Trimclub Antilope is steeds voorafgaand aan een verenigingsjaar - te weten vóór 1 oktober van elk jaar – voor de periode van één jaar verschuldigd. Jaarlijks zal het verzoek tot betaling van de contributie schriftelijk of via e-mail aan alle leden worden verstuurd.

Restitutie van (een deel van) de contributie is lopende het verenigingsjaar niet mogelijk.

De hoogte van de contributie en de wijze waarop de contributie geïnd wordt, worden door de algemene ledenvergadering vastgesteld.

Artikel 6. Organisatiestructuur

Trimclub Antilope kent verschillende organen met elk eigen verantwoordelijkheden en bevoegdheden; te weten:

• De algemene ledenvergadering
• Het bestuur
• Commissies

Binnen deze organisatiestructuur is een aantal leden benoemd of gevraagd om een speciale taak uit te voeren hetzij als bestuurslid, commissielid of voor een andere taak. Alle functies en taken worden beschouwd als vrijwilligerswerk waarvoor geen vergoeding wordt geboden. Alleen onkosten waarvan vooraf door het bestuur of de algemene ledenvergadering is vastgesteld dat deze vergoed worden, kunnen worden gedeclareerd bij de penningmeester en alleen met overlegging van de relevante betaalbewijzen.

Artikel 7. Algemene ledenvergadering

Eén keer per jaar in september of vaker als het bestuur of de leden dit noodzakelijk vinden wordt de algemene ledenvergadering bijeen geroepen.

Voorstellen worden bij voorkeur vier weken voorafgaand aan de algemene ledenvergadering ingediend bij het bestuur. Alle leden hebben op de algemene ledenvergadering het recht om het woord te voeren.

Besluiten over benoeming, schorsing of ontslag van bestuursleden, het aangaan van financiële of contractuele verplichtingen en besluiten over wijziging van het huishoudelijk reglement worden genomen door de algemene ledenvergadering. Alleen leden zijn stemgerechtigd.

Voor het nemen van een besluit is de aanwezigheid van minimaal 15 leden - exclusief het bestuur- vereist. Een voorstel wordt aangenomen als meer dan de helft van de aanwezige leden instemt met het voorstel. Indien er minder dan 15 leden aanwezig zijn, wordt binnen 14 dagen een nieuwe algemene ledenvergadering uitgeschreven. Het voorstel wordt in dat geval aangenomen op basis van een meerderheid van stemmen van het op dat moment aantal aanwezige leden; ook als dit aantal lager dan 15 is.

Artikel 8. Bestuur

Het bestuur van Trimclub Antilope bestaat uit ten minste 3 personen, die de functies van voorzitter, secretaris en penningmeester vervullen. De bestuursleden zijn lid van de vereniging.

• Benoeming
  Alle leden kunnen kandidaten voordragen voor het bestuur. De bestuursleden worden vervolgens door de algemene ledenvergadering uit de gestelde kandidaten verkozen en benoemd. De voorzitter wordt in de functie van voorzitter benoemd.
  Bestuursleden hebben gedurende 3 jaar zitting en treden af volgens een rooster waarbij voorzitter, secretaris en penningmeester ieder in een ander jaar aftreden. Aftredende bestuursleden kunnen direct herbenoemd worden met een maximale zittingstermijn van 6 jaar.
  In een tussentijdse vacature wordt door het bestuur voorzien tot de eerstvolgende algemene ledenvergadering. Een bestuurslid kan, ook al is hij/zij voor een bepaalde tijd benoemd, te allen tijde door de algemene ledenvergadering worden ontslagen of geschorst.
• Taken en verantwoordelijkheden
  De voorzitter leidt de algemene ledenvergadering en de bestuursvergadering en vertegenwoordigt de vereniging bij officiële gelegenheden.
  De secretaris is verantwoordelijk voor het notuleren van de vergaderingen, het verzorgen van de correspondentie, de ledenadministratie en het jaarverslag voor de algemene ledenvergadering.
  De penningmeester is verantwoordelijk voor het innen van de contributie en de financiële administratie van de vereniging. Jaarlijks brengt de penningmeester verslag uit aan de ledenvergadering over de financiële positie van de vereniging van het afgelopen jaar en de begroting voor het komende jaar. De voorzitter en penningmeester zijn gevolmachtigd om de rekening courant van de vereniging te beheren. De bestuursleden kunnen bij afwezigheid van één van de bestuursleden elkaars functie waarnemen. Het bestuur kan het initiatief nemen tot ontbinden van Trimclub Antilope indien er minder dan 15 leden resteren.

Artikel 9. Commissies

Het bestuur en de algemene ledenvergadering kunnen permanente en tijdelijke commissies instellen. Tijdelijke commissies worden aangesteld om een eenmalige activiteit of evenement te organiseren.
Als permanente commissies zijn ingesteld:

• De technische commissie  
  De technische commissie bestaat uit minimaal 3 leden; 1 algemeen lid en 2 (of meer) trainers. Het bestuur draagt de leden voor aan de algemene ledenvergadering. De trainer(s) verzorgen op veilige, verantwoorde en inspirerende wijze de training voor de hardloop- en/of wandelgroep. De trainers zorgen er voor dat er altijd minimaal één trainer aanwezig is om de groep te leiden.
• Kascommissie
  De algemene vergadering benoemt elk jaar twee leden die als kascommissie het financiële beheer van de penningmeester controleren. De kascommissie brengt hiervan schriftelijk verslag uit aan het bestuur. Dit rapport wordt aan de algemene ledenvergadering aangeboden en zal leiden tot al dan niet goedkeuring van het financiële beleid en tot decharge van het bestuur.
• PR (Public Relations)-commissie houdt zich bezig met interne en externe informatievoorzieningen zoals onder andere:
  Nieuwsbrief met resultaten van sportieve prestaties, algemene informatie en berichten over ‘lief en leed’, de website en berichtgeving via social media en lokale kranten over activiteiten van de vereniging
• De commissie ‘Lief en leed’ zorgt er voor dat leden aandacht krijgen in de vorm van een attentie in alle situaties waarin de leden van Trimclub Antilope het belangrijk vinden om lief en leed te delen.
• De ‘koffieclub’ bestaat uit leden die bij toerbeurt op zaterdag de koffie verzorgen na afloop van de trainingen en draagt zorg voor inning van het koffiegeld dat afgedragen dient te worden.

Artikel 10. Aansprakelijkheid

Deelname aan de activiteiten georganiseerd door Trimclub Antilope is volledig voor risico van ieder lid persoonlijk. Om de veiligheid te bevorderen en gezondheidsrisico’s te beperken wordt van elk lid verwacht dat hij/ zij

• de eigen fysieke en mentale grenzen bewaakt
• zich bewust is van - persoonlijke - gezondheidsrisico’s
• de algemene verkeersregels in acht neemt
• zorgt voor een verantwoorde, voor het doel geschikte outfit
• maatregelen neemt voor optimale zichtbaarheid in het verkeer
• de aanwijzingen van de trainer opvolgt
• een ander lid aanspreekt als dit lid niet het gewenste gedrag laat zien

Trimclub Antilope, het bestuur en de trainers zijn op geen enkele wijze aansprakelijk voor letsel of schade toegebracht aan leden van de vereniging of aan derden, ontstaan of veroorzaakt tijdens deelname aan de activiteiten van Trimclub Antilope.

Artikel 11. Wijziging huishoudelijk reglement

Dit reglement kan alleen worden gewijzigd door een besluit van de algemene ledenvergadering. Een voorstel tot wijziging van dit reglement moet ten minste vier weken voor de datum van de algemene ledenvergadering door het bestuur aan de leden zijn bekend gemaakt.

Aldus vastgesteld in de algemene ledenvergadering van 3 januari 2015.

Het bestuur:

• Elise Kocks, voorzitter
• Mirjam van Daalen, secretaris
• Christine van der Knaap, penningmeester

Voor addendum Privacy beleid Trimclub Antilope klik hier